De beste organisatorische tips voor festivals en bedrijfsevenementen

Door RobZ op 22 augustus 2024 - 14:55

Ben je de organisator van een festival of een bedrijfsevenement? Je trekt je publiek door de beste bands te contracteren. Of je nodigt een interessante spreker uit. Als de mensen eenmaal binnen zijn, wil je natuurlijk dat ze zich vermaken en met een goed gevoel naar huis gaan. Hier lees je wat daaraan kan bijdragen.

Zorg voor een leuk aandenken aan het festival
Een festival is een goede gelegenheid om je bedrijf te promoten. Als het huidige bezoek goed bevallen is, komen de mensen zeker nog een keer terug. Hoe zorg je er nu voor dat je gasten niet alleen de herinnering, maar ook een tastbaar aandenken mee naar huis nemen? Maak bijvoorbeeld gebruik van de fotohype waarbij mensen van zichzelf en van elkaar foto's maken en die op sociale media posten. Huur een photobooth en creëer voor je gasten de ideale ruimte voor het perfecte fotomoment. De achtergrond kies je uit in combinatie met het thema van het festival.

Doordat er verschillende uitvoeringen van een photobooth zijn, kun je altijd een vorm kiezen die bij je evenement past. Denk aan glamourfoto's of zelfs een korte video-opname. Je bezoekers kunnen de foto's gemakkelijk online posten. En dat is niet alleen leuk voor hun eigen socialmediaprofiel. Want er komt ongetwijfeld bij te staan waar en wanneer de foto's gemaakt zijn. En dat is dan weer in jouw voordeel. Want met deze leuke marketingtool bied je niet alleen je huidige bezoekers een leuk aandenken, je vestigt ook nog eens de aandacht van potentiële klanten op je evenementen.

Houd rekening met de weersomstandigheden
Als je een binnenevenement organiseert of bezoekt, is het minder aan de orde. Maar heb je een evenement in de buitenlucht zoals een festival of openlucht concert, dan is het goed om met verschillende weersomstandigheden rekening te houden. Festivalgangers kijken misschien niet op een paar druppels water, toch is het fijn als er ergens een tent is waar ze even kunnen schuilen. Zitten de deelnemers tijdens een bijeenkomst op een stoel, kijk dan of je een feesttent kunt opzetten waarvan je de zijkanten kunt verwijderen. Zo zitten de gasten uit de zon en kan de wind voor wat verkoeling zorgen. Als het regent, sluit je de tent helemaal, zodat iedereen droog blijft.

Zorg voor voldoende sanitaire voorzieningen
Houd bij je planning voldoende rekening met het aantal mensen dat je verwacht en het feit dat al deze mensen gebruik moeten maken van het toilet. Huur dus voldoende toiletunits als je daar zelf geen capaciteit voor hebt. Komen er ook gezinnen met jonge kinderen naar je festival? Zorg dan niet alleen voor voldoende toiletten, maar denk ook na over de mogelijkheid om een verschoonruimte voor baby's neer te zetten. Of regel een plek waar moeders in alle rust hun kinderen kunnen voeden.

Bied goede catering
Als mensen een hele dag op een festival rondlopen, willen ze ook graag een hapje eten. Regel dat er op verschillende punten op het terrein eetkraampjes staan. Is het heel warm buiten? Dan is het goed om een paar punten aan te wijzen waar de bezoekers gratis water kunnen halen. Hiermee voorkom je niet alleen dat mensen oververhit raken, je laat als organisator ook nog eens een goede indruk achter met deze service.

Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, kan de catering ook inbegrepen zijn. Stel gedurende een seminar doorlopend koffie, thee of frisdrank beschikbaar en serveer rond het middaguur een lunch. Dit is ook een goede gelegenheid voor de deelnemers om elkaar op een ontspannen manier te ontmoeten.

Geef een thema aan het evenement
Het optreden van een band of een persoon zorgt er al voor dat mensen zich met elkaar verbonden voelen. Maar als je aan het evenement nog een aanvullend thema geeft, brengt dat mensen nog dichter bij elkaar. Denk aan de supporters die elkaar herkennen aan hun oranje kleding en accessoires. Geef aan de bezoekers van je festival door of er een thema is en vraag of ze hun outfit daarop kunnen aanpassen. Laat zelf ook dat thema in de aankleding van het evenement terugkomen. Dit kun je niet alleen in de vorm van decoratie doen, maar ook door bijvoorbeeld bepaalde attracties neer te zetten die betrekking hebben op dit thema.

Dit soort nieuws elke week in je mailbox?
Schrijf je in op onze nieuwsbrief